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Serveur messagerie interne

Mise en place d'un serveur de messagerie interne en entreprise

Généralisation des échanges par courrier électronique, multiplication des courriers non sollicités (spam), flexibilité et mobilité du personnel: une solution possible.

 Pourquoi ? 

Pouvoir accéder de n'importe quel poste du réseau local, en fonction de ses droits, aux messages. Permettre le traitement des mails reçus de façon souple et rapide:

  • plusieurs collaborateurs peuvent y accéder et y répondre en fonction de leur disponibilité;
  • Les mails ne sont pas éclatés au hasard sur chacun des postes de travail, mais centralisés, ce qui évite doublons et oublis;
  • Le manager peut superviser le traitement effectué par son équipe;
  • Le fait d'utiliser un système interne à l'entreprise permet d'en maitriser les aspects fonctionnement technique et sécurité:

-aspect technique: Plusieurs comptes de messagerie peuvent être relevés automatiquement. Ces messages font l'objet de traitement anti-virus et anti-spam avant d'être classés et stockés dans différents dossiers créés par utilisateur, en fonction de règles préétablies (service commercial, SAV, direction...). De plus, la gestion centralisée sur le serveur permet à l'administrateur réseau d'intervenir facilement et même à distance si cela est nécessaire.

-aspect sécurité: Le courrier électronique étant le principal vecteur de propagation des virus, une solution interne et centralisée permet de réduire fortement les risques de contamination venant de l'extérieur sur les postes de travail. Elle permet également d'effectuer des sauvegardes plus facilement.

 Comment? 

La solution proposée s'installe sur un serveur Linux (Ubuntu-server). Selon le nombre d'utilisateurs, il est possible de recycler une ancienne machine. Les logiciels mis en oeuvre sont sous licence libre, et de plus sont gratuits. L'utilisateur à accès à sa messagerie quelque soit le poste utilisé à partir d'un simple navigateur (webmail); contrairement à l'utilisation d'un client de messagerie local (Outlook express, Eudora) , il n'y a donc rien à installer ou paramétrer sur les postes de travail. -> L'installation est donc rapide et d'un coût réduit.

Le fait de stocker les messages dans un dossier préétabli et de les consulter directement sur le serveur, (protocole IMAP), permet une continuité du travail. Prenons l'exemple d'un formulaire de contact sur le site web de l'entreprise: les mails reçus peuvent être traités par différents collaborateurs, en fonction de leur disponibilité, en évitant les doublons ou les oublis. Leur traitement peut-être visualisé et poursuivi ultérieurement, l'historique étant facilement accessible. Il est possible de personnaliser l'interface graphique, trier ses messages en créant des sous-dossiers, utiliser des modèles préformatés pour les réponses.... -> Le système présente donc une souplesse certaine.

Logiciels utilisés: Postfix, Procmail, Courier-Imap, Spam assassin, Clamav, Squirrelmail. Je suis à votre disposition pour étudier une implémentation au sein de votre entreprise. Par ailleurs, ce système peut-être couplé à un groupware (Egroupware) ou à un logiciel de CRM (Vtigercrm) en fonction de vos besoins.